Ochrana osobných údajov

Jasličky a prevádzka webu

Prevádzkovateľom osobných údajov pri registrácii na webe a spracúvaní doručených dokumentov jasličiek je OZ Ako Rodinka, IČO 56036612, so sídlom Sídlisko 1. mája 59/41, 093 01 Vranov nad Topľou. Zariadenie Detské jasle Mimi sa nachádza na adrese Kalinčiakova 878/1, 093 01 Vranov nad Topľou.

Poskytovateľ je zapísaný v registri poskytovateľov sociálnych služieb Prešovského samosprávneho kraja pod číslom 601.

Otázky k spracúvaniu údajov a žiadosti o uplatnenie práv môžete posielať prevádzkovateľovi na kancelaria@detskejaslemimi.sk alebo na adresu jeho sídla. Telefonický kontakt: 0907 310 080.

Externý technický správca webu zabezpečuje prevádzku a servis ako sprostredkovateľ podľa pokynov prevádzkovateľa. Nerozhoduje tým o účele zápisu ani o prijatí dieťaťa. Konkrétne identity dodávateľov, ich oprávnenia a zmluvy o spracúvaní údajov patria do internej dokumentácie prevádzkovateľa; táto informácia nenahrádza uzatvorenie potrebných zmlúv.

Údaje a účel zápisu

Formulár obsahuje meno a priezvisko dieťaťa, dátum narodenia, nepovinný dátum menín, zdravotnú poisťovňu, plánovaný nástup a dĺžku pobytu, typ starostlivosti, meno rodiča alebo zákonného zástupcu, spoločnú adresu bydliska, telefón a e-mail.

Údaje poskytuje dospelý rodič alebo zákonný zástupca: svoje údaje priamo a údaje dieťaťa v jeho zastúpení. Web ich nedopĺňa z verejných registrov ani od poisťovní. Informácie pre rodiča a dieťa preto musia zohľadňovať pravidlá transparentnosti podľa čl. 13 a podľa okolností aj čl. 14 GDPR. Formulár nie je určený na samostatné odosielanie deťmi.

Údaje slúžia na prípravu Zápisného lístka a vybavenie žiadosti o zápis. Do voľných polí neuvádzajte diagnózy ani zdravotné vyhlásenia. Potvrdenie vo formulári vyjadruje žiadosť o odoslanie a oboznámenie s informáciami; nie je všeobecným súhlasom podľa GDPR.

Vybavenie žiadosti, príprava zápisného lístka a kroky k uzatvoreniu zmluvy sa opierajú o čl. 6 ods. 1 písm. b) GDPR v rozsahu nevyhnutnom na žiadosť budúcej zmluvnej strany, prípadne konajúceho zákonného zástupcu. Tento základ sa nevzťahuje automaticky na každý údaj rodiča či dieťaťa. Povinnú evidenciu a dokumentáciu sociálnej služby spracúvame podľa čl. 6 ods. 1 písm. c) GDPR v rozsahu povinností zákona č. 448/2008 Z. z. o sociálnych službách, najmä pravidiel zmluvy podľa § 74 a evidencie podľa § 95. Tieto povinnosti neznamenajú, že každý údaj vo formulári vyžaduje zákon už pri žiadosti o zápis.

Pole zdravotná poisťovňa zachytáva iba názov spoločnosti a prenáša ho do príslušnej kolónky Zápisného lístka; nezisťuje diagnózu, číslo poistenca ani zdravotné vyhlásenie. Samotná existencia kolónky na tlačive však nepreukazuje potrebu údaja pri žiadosti. Konkrétny účel a nevyhnutnosť jeho získania už pri zápise, klasifikáciu v celom kontexte a prípadnú podmienku podľa čl. 9 GDPR musí poskytovateľ potvrdiť pred spustením. Údaje o deťoch nie sú automaticky osobitnou kategóriou údajov.

Jediné nepovinné pole sú meniny. Ostatné polia označené hviezdičkou a potvrdenie žiadosti sú v súčasnom formulári technicky povinné. Bez nich ho nemožno odoslať; nejde tým o tvrdenie, že všetky údaje vyžaduje zákon. Možnosti osobného zápisu a odlišné adresy rodiča a dieťaťa si dohodnite s jasličkami. Meniny môžete nechať prázdne.

Web nerozhoduje o prijatí dieťaťa automatizovane a nevykonáva profilovanie. Zápis neslúži na prihlásenie na marketing ani na vytváranie reklamného profilu. Pred prípadným spracúvaním na iný účel musíte dostať informácie o tomto účele a ďalších podmienkach.

Dokumenty, príjemcovia a prenosy

Pri odoslaní server služby Vercel spoločnosti Vercel Inc. overí údaje a vytvorí vyplnený Zápisný lístok v pamäti. Služba Resend spoločnosti Plus Five Five, Inc. dostane PDF a údaje potrebné na dve samostatné správy: rodičovi a na pevnú adresu jasličiek. Vyplnené PDF nemá verejnú adresu. Web nemá databázu prihlášok ani úložisko vyplnených dokumentov.

Resend spracúva a uchováva obsah správ vrátane príloh v USA. Ani výber európskeho odosielacieho regiónu nemení miesto uloženia. Jeho štandardná zmluva zahŕňa štandardné zmluvné doložky pre prenosy; poskytovateľ uvádza aj účasť v EU–US Data Privacy Framework. Informácie o podmienkach spracúvania a prenosoch sú v zmluve Resend a zmluve Vercel.

Aktuálne znenie prenosových záruk je dostupné v uvedených zmluvách; kópiu záruk použitých pre Mimi si môžete vyžiadať cez kontakt jasličiek. Pri Vercel treba zohľadniť aj spracúvanie mimo EHP a jeho subdodávateľov. Európsky región ani šifrovanie samy osebe neznamenajú súlad s GDPR alebo zmluvné povolenie na každý druh údajov.

K údajom pri vybavení zápisu pristupujú oprávnené osoby jasličiek a podľa potreby technický správca pri servise webu. Doručené správy spracúvajú aj poskytovatelia e-mailových schránok rodiča a jasličiek. Resend posiela dve samostatné správy, nie spoločnú správu s oboma adresami v poli príjemcov. Na odpoveď sa v správe použije kontakt druhého účastníka. Aplikácia nezapína sledovanie otvorení ani kliknutí; skutočné nastavenie služby a prístupy do schránok spravuje prevádzkovateľ s technickým správcom.

E-mail rodiča je potrebné dôkladne skontrolovať, pretože príloha obsahuje údaje dieťaťa. Prijatie správy na odoslanie nezaručuje doručenie ani prijatie dieťaťa. Prípadné zákonné sprístupnenie príslušným orgánom pri následnom poskytovaní sociálnej služby je odlišné od tohto odoslania; web také hlásenia nevykonáva.

Vyhlásenie o bezinfekčnosti je samostatné prázdne tlačivo. Web ho nevyplňuje ani automaticky neodosiela. Rodič môže vyplnené vyhlásenie doručiť jasličkám e-mailom alebo osobne. Tým vzniká samostatné spracúvanie doručeného dokumentu prevádzkovateľom, odlišné od automatického odoslania zápisného lístka cez Resend.

Vyhlásenie slúži na posúdenie podmienok pobytu dieťaťa z hľadiska ochrany zdravia. Ak obsahuje údaje o zdraví, spracúvanie vyžaduje okrem základu podľa čl. 6 aj príslušnú podmienku podľa čl. 9 GDPR. Konkrétnu podmienku a právne povinnosti pre tento dokument musí prevádzkovateľ určiť podľa skutočného účelu a uplatniteľných predpisov; samotné doručenie ani formulárové potvrdenie ju nenahrádzajú. Ručne odoslaný dokument spracúvajú poskytovatelia použitých e-mailových schránok, nie automatická odosielacia funkcia webu.

Uchovávanie a bezpečnosť

Rozpracované údaje zostávajú vo formulári v otvorenom prehliadači; aplikácia ich neukladá do lokálneho ani relačného úložiska pre ďalšiu návštevu. Zatvorenie okna formulára ich nevymaže. Pri odoslaní sa spracujú v pamäti servera. Technické systémy môžu uchovávať bezpečnostné a prevádzkové metadáta požiadaviek; ich skutočné lehoty závisia od nasadených služieb.

Resend uvádza počas aktívneho účtu na plánoch Free, Pro a Scale 30 dní uchovávania e-mailov a logov a sedem dní pre zálohy; individuálne zmluvné nastavenie sa môže líšiť. Po ukončení služby sa na zostávajúce údaje vzťahujú podmienky odstránenia podľa jeho zmluvy. Lehoty Resend sa nevzťahujú na kópie v schránkach jasličiek či rodiča, stiahnuté súbory ani výtlačky.

Prevádzková politika pre registrácie stanovuje tieto pravidlá:

• Nevybavené žiadosti sa uchovávajú do vyriešenia a pravidelne sa preveruje potreba ich ďalšieho uchovávania.
• Pri zamietnutých alebo vzatých späť žiadostiach sa nadbytočné kópie prihlášky a e-mailov majú odstrániť po 90 dňoch od zamietnutia alebo späťvzatia.
• Pri prijatých žiadostiach sa potrebné údaje prevedú do riadnej dokumentácie jasličiek; nadbytočné e-maily zo zápisu sa majú odstrániť do 90 dní od prijatia.
• Riadna dokumentácia jasličiek sa uchováva podľa uplatniteľných slovenských právnych predpisov a registratúrnych pravidiel. Lehota 90 dní nie je zákonnou lehotou pre všetky záznamy.

Tieto pravidlá vyžadujú správu schránok a dokumentácie zodpovednými osobami. Web nemá automatické mazanie e-mailov ani kontrolu dodržiavania týchto lehôt. Nevyhnutné záznamy sa môžu uchovať dlhšie na splnenie konkrétnej zákonnej povinnosti alebo riešenie právneho nároku; dôvod a rozsah musí prevádzkovateľ vedieť doložiť.

Pre ručne doručené zdravotné vyhlásenia sa lehota 90 dní pre nadbytočné registrácie automaticky nepoužíva. Uchovávajú sa iba po dobu potrebnú na príslušný účel a podľa uplatniteľných zákonných a registratúrnych požiadaviek; konkrétnu lehotu musí prevádzkovateľ určiť pre tento druh dokumentu. Výmaz musí zohľadniť schránky, lokálne kópie, výtlačky a zálohy. O výmaz alebo obmedzenie môžete požiadať prevádzkovateľa; zákonné povinnosti alebo ochrana nárokov môžu brániť okamžitému vymazaniu.

Vaše práva

Za podmienok GDPR máte právo na prístup, opravu, vymazanie, obmedzenie spracúvania, prenosnosť a namietanie. Ak sa konkrétne spracúvanie opiera o súhlas, možno ho odvolať bez vplyvu na predchádzajúce zákonné spracúvanie. Dostupnosť jednotlivých práv závisí od právneho základu a zákonných povinností.

Práva dieťaťa uplatňuje jeho zákonný zástupca. Pri oprávnenom záujme možno namietať z dôvodov konkrétnej situácie; prenosnosť sa viaže na príslušné podmienky spracúvania na základe súhlasu alebo zmluvy. Formulárové potvrdenie nie je súhlas, ktorý by bolo potrebné odvolávať.

Prevádzkovateľ má na žiadosť reagovať spravidla do jedného mesiaca. Pri zložitosti alebo počte žiadostí môže lehotu predĺžiť o ďalšie dva mesiace a dôvody oznámiť v prvom mesiaci. V potrebnom rozsahu môže overiť totožnosť a oprávnenie konať za dieťa; neposielajte preto bez vyžiadania kópie dokladov.

Otázky môžete smerovať na bežný kontakt jasličiek uvedený vyššie. Máte právo podať návrh na začatie konania alebo sťažnosť na Úrad na ochranu osobných údajov Slovenskej republiky. Táto možnosť nie je podmienená predchádzajúcim kontaktovaním jasličiek.

Technické údaje, cookies a externé odkazy

Aplikačný kód nepoužíva analytické ani reklamné cookies, analytické skripty alebo sociálne pluginy. Font a ilustrácie sa načítavajú lokálne. Vercel pri doručovaní a ochrane webu spracúva technické údaje, napríklad IP adresu a informácie o požiadavke; konkrétne bezpečnostné cookies závisia od nasadených ochranných nastavení.

Technické údaje potrebné na doručenie a ochranu webu spracúvame na základe oprávneného záujmu podľa čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR: zabezpečiť dostupný a bezpečný web a predchádzať zneužitiu. Uchovávajú sa podľa potreby prevádzky a riešenia bezpečnostných udalostí a nastavení poskytovateľov; nejde o lehoty na uchovávanie prihlášok. Aplikácia neukladá údaje zápisu do cookies a nemá používateľské účty. Voliteľné sledovanie sa bez ďalšieho rozhodnutia nezavádza.

Google Maps, Facebook, WhatsApp a dokumenty na pôvodnom webe sa otvárajú až po aktivovaní odkazu. Externá služba potom môže spracovať technické údaje a používať vlastné cookies podľa svojich pravidiel. Na webe nie je vložená mapa ani automaticky načítavaný sociálny obsah.